Offboarding: o que é e como aplicar da melhor forma
Uma das fortes tendências do mercado atual é garantir uma boa experiência ao funcionário durante toda a sua jornada na empresa, inclusive no desligamento — e é aí que entra o offboarding. Esse processo diz respeito às estratégias adotadas no momento em que o colaborador encerra o seu ciclo na companhia.
Assim como o desligamento humanizado, seu objetivo é transformar essa situação delicada em um momento mais respeitoso e sem conflitos. O que impacta positivamente na satisfação da pessoa desligada e, consequentemente, na reputação da organização.
Para entender melhor o que é offboarding, sua importância para os negócios e como aplicá-lo na sua empresa, continue a leitura!
O que é offboarding?
O offboarding é o processo de desligamento de um funcionário da empresa, seja por escolha da companhia ou do próprio colaborador. Ele envolve todas as práticas realizadas pelo setor de Recursos Humanos, desde o anúncio da decisão em si até a despedida final.
Assim, o offboarding se dedica a realizar o acordo de desligamento da melhor maneira possível, tornando-o mais justo, seguro e respeitoso para ambos os lados. Além disso, esse processo pode ser essencial para que a gestão de pessoas seja mais eficaz. Pois, permite identificar pontos de melhorias a fim de reter os futuros e atuais colaboradores.
Qual a diferença entre offboarding e onboarding?
Embora os dois conceitos estejam presentes na employee experience, os seus objetivos envolvem duas situações opostas de um profissional dentro da organização.
Enquanto o onboarding está ligado ao processo de integração inicial desse colaborador à empresa, com o objetivo de apresentá-lo e adaptá-lo a cultura e as rotinas do negócio, o offboarding cuida dos processos de desligamento, buscando evitar qualquer mal-entendido na saída desse funcionário.
Por que adotar o offboarding na sua empresa?
Da mesma forma que o onboarding reforça a cultura organizacional, o offboarding também fortalece os valores da companhia, visando um bom relacionamento entre colaborador e empresa.
Além disso, a importância de um bom processo de offboarding pode ser comprovada a partir de alguns benefícios, que você entenderá melhor a seguir.
Fortalecimento da marca empregadora
Quando a jornada em uma empresa e a saída são satisfatórios para o profissional, a tendência é que ele mantenha uma boa relação com a organização e fale bem dela para outros colegas. Ou seja, que se torne um promotor ou embaixador da marca, fortalecendo a employer branding e sendo um grande aliado na atração de novos talentos.
Redução de possíveis conflitos
Dependendo do motivo, o desligamento de um funcionário pode ser uma situação bem delicada entre as partes, sendo capaz de gerar alguns atritos. Ao investir em um processo mais respeitoso, transparente e justo, é possível tornar esse momento mais “amigável”, reduzindo a probabilidade de conflitos.
Manutenção do clima organizacional
Um bom offboarding também garante que o clima organizacional não sofra nenhum impacto negativo, pois evita ruídos na comunicação e boatos equivocados sobre a conduta e processos da companhia.
Identificação de pontos de melhoria
Em uma das etapas do desligamento, o RH ainda consegue obter insights importantes para melhorar a experiência dos demais colaboradores, bem como os seus próprios processos internos.
Afinal, nesse momento o profissional desligado tem mais segurança para trazer sua visão sobre as políticas e práticas do negócio. No médio e longo prazo, tudo isso contribui para a retenção dos talentos que permanecem na empresa.
Padronização dos processos de desligamento
Com um offboarding estruturado, é possível ter a padronização dos processos de saída, reduzindo as chances de erros e atrasos no envio de documentação, por exemplo. Além de tornar as questões burocráticas mais ágeis, isso também evita a ocorrência de processo trabalhista.
Como aplicar o offboarding na prática? Confira 7 passos!
Antes mesmo de iniciar os processos de desligamento, é preciso garantir que o setor de RH esteja organizado e preparado para realizá-los da melhor forma possível. Lembre-se sempre que um bom offboarding pode impactar na maneira como a empresa é vista pelo quadro de funcionários e pelo mercado externo.
Agora, para aplicar os processos de desligamento na prática, é necessário seguir alguns passos importantes. Confira!
1. Gerencie o desligamento
Com os processos formais e burocráticos em mente, nessa etapa, a gestão de pessoas precisa assegurar que todas as questões legais e trabalhistas serão realizadas. Para isso, deve:
- recolher a carta de demissão (quando o desligamento for voluntário);
- organizar os documentos necessários para oficializar e registrar a saída do funcionário;
- preparar e comunicar o aviso prévio (quando aplicado);
- informar ao Departamento Pessoal sobre o desligamento do colaborador para que o setor organize os devidos pagamentos rescisórios previstos em lei;
- agendar o exame demissional.
2. Adote uma comunicação clara e transparente
Quando a decisão do desligamento parte da empresa, cabe à liderança anunciar a demissão e os motivos que a levaram ao colaborador, bem como a sua equipe. Por outro lado, esclarecer ao talento desligado o que ele deve providenciar, quais os seus direitos e os procedimentos a serem executados é uma função do RH no offboarding.
Mas lembre-se: seja da liderança ou do RH, todas as comunicações devem ser claras, transparentes e humanizadas, a fim de evitar dúvidas e atritos.
3. Demonstre empatia
Seja por decisão da organização ou do próprio funcionário, o desligamento de um profissional pode envolver uma série de respostas emocionais. Por isso, é importante que o RH esteja preparado para lidar com essa situação de forma empática, considerando o perfil e o momento da pessoa.
4. Reconheça o trabalho do colaborador desligado
Manter uma boa relação com o colaborador mesmo depois do anúncio da sua saída é fundamental para garantir um bom offboarding. E uma ótima maneira de fazer isso é reconhecendo e agradecendo o trabalho e as contribuições feitas por ele até o momento.
Se a escolha do desligamento partiu do próprio talento, é válido também deixar as portas da empresa sempre abertas para uma nova oportunidade.
5. Faça a entrevista de desligamento
Um dos passos mais importantes do offboarding é a realização da entrevista de desligamento. É nesse momento que o profissional desligado pode se sentir seguro para dar um feedback a companhia sobre a sua experiência, avaliando a empresa, liderança, suas atividades e desempenho.
Para isso, é preciso que esse encontro seja conduzido de forma justa e humanizada, e com abordagem diferente em cada situação. Em caso de desligamento voluntário, por exemplo, a gestão de pessoas deve buscar entender os motivos que levaram o talento a tomar essa decisão.
6. Avalie a jornada do funcionário
O RH deve ainda avaliar a jornada do funcionário, considerando as informações colhidas no passo anterior. Pois, assim, ele consegue analisar e entender melhor o motivo da saída, independentemente de quem tomou a decisão, para evitar que isso se repita com outros colaboradores.
7. Ofereça apoio para recolocação
Ajudar a pessoa desligada a se recolocar no mercado de trabalho também é fundamental para realizar o offboarding da melhor forma possível na sua empresa. Seja com uma carta de recomendação ou analisando o currículo, esse apoio pode elevar a satisfação e contribuir para uma boa experiência do profissional.
Bônus: faça transferência de tarefas e funções
Com a saída de um funcionário, a companhia precisa estar preparada para transferir as tarefas e funções desse talento a fim de evitar impactos nos resultados do negócio. Por isso, durante o offboarding, cabe ao RH, em parceria com os gestores, mapear as atividades em andamento e definir quais colaboradores poderão assumir as tarefas temporariamente.
Chegamos ao final deste artigo e, como vimos, ao realizar um bom processo de offboarding, a empresa consegue manter uma relação saudável com a pessoa desligada. O que diminui os impactos negativos no clima organizacional e na marca empregadora.
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