Como delegar tarefas? Entenda a importância e conheça as 7 melhores práticas
Delegar tarefas é uma importante prática na gestão de pessoas e processos, tanto para lideranças quanto para colaboradores.
Isso porque permite aos profissionais direcionar energias para atividades mais estratégicas, ao passo em que demonstra confiança no trabalho realizado por uma equipe.
Porém, para que essa distribuição das demandas aconteça de maneira eficiente é preciso ter preparo, desenvolver hard e soft skills e ter metas definidas. Assim, o trabalho em equipe e a busca por resultados serão facilitados.
Se quiser saber mais sobre como otimizar a gestão de pessoas e delegar tarefas com efetividade, continue a leitura!
O que significa delegar tarefas?
O termo “delegar” significa conceder a alguém a autonomia, responsabilidade e representatividade para realizar uma demanda. No trabalho, isso acontece a partir do momento em que alguém transfere uma atividade ou projeto para outra pessoa executar.
Por essa razão, é uma prática que requer confiança. Afinal, seja para o sucesso ou para o fracasso, o reconhecimento (ou a culpa) será dividido entre quem delegou a atividade e quem a executou.
É comum que essa estratégia seja associada principalmente à liderança, uma vez que é responsável pela gestão de pessoas e processos do time.
Contudo, esse também é um dos maiores desafios da própria gestão: descentralizar a tomada de decisões e ações operacionais, confiando nos liderados.
Por que delegar tarefas para a equipe?
Ao delegar tarefas para a equipe, a liderança demonstra vulnerabilidade, confiança no potencial de um time e entendimento macro dos processos. Isso porque cada profissional tem talentos e habilidades únicos que, quando valorizados, podem levar a empresa ao sucesso.
A medida em que o líder percebe seus gaps técnicos e reconhece as competências dos liderados, a equipe conquista também mais autonomia e autoconfiança.
Tudo isso favorece o desenvolvimento, o engajamento e a produtividade no trabalho.
Quais são os benefícios de uma boa gestão de atividades?
Realizar uma boa gestão das equipes, com a adequada distribuição das atividades, pode trazer inúmeros benefícios para os negócios, por exemplo:
- otimização do tempo;
- flexibilidade para gestão de atividades;
- definição de uma lógica de priorização mais clara;
- menor sobrecarga de trabalho;
- fortalecimento dos laços entre pares e com a liderança;
- maior foco estratégico e no alcance de metas;
- novas oportunidades e possibilidades na execução das tarefas;
- incentivo às trocas de feedback;
- estímulo ao desenvolvimento dos colaboradores.
Como delegar tarefas com efetividade?
1. Analise o perfil dos colaboradores e da equipe
O primeiro passo para delegar é definir quem será a pessoa responsável por esse demanda. Porém, isso não é tão fácil quanto parece: uma escolha inadequada pode interferir negativamente no desempenho coletivo.
Por isso, é importante analisar a atividade, identificando os conhecimentos, as habilidades e as atitudes necessários para executá-la.
Dessa forma, será mais fácil direcionar essa responsabilidade para quem tem o perfil comportamental e as competências ideais.
Para isso, é importante conhecer a equipe de trabalho e os pontos fortes e fracos de cada integrante. Além disso, ter uma boa comunicação pode fazer toda a diferença.
2. Saiba quando delegar tarefas e quando realizá-las
Para delegar tarefas para a equipe é preciso, antes, entender quais devem ser realizadas por você e quais é mais estratégico transferir a alguém.
Pensando nisso, é importante que a liderança conheça seus limites e tenha processos bem definidos junto ao time.
Além disso, algumas ferramentas podem ajudar a entender prioridades e direcionar a gestão de atividades. Alguns exemplos são a matriz esforço versus impacto e a Matriz de Eisenhower.
3. Invista em uma comunicação aberta e objetiva
Comunicar ao profissional sobre a nova tarefa é uma missão à parte. Isso porque talvez a pessoa não se sinta apta à função ou tenha outras prioridades.
Ao delegar, explique porque aquele profissional foi selecionado e quais de suas competências e habilidades são um diferencial para a realização da atividade.
Se for um profissional com perfil analítico, por exemplo, elogie-o afirmando que ele é bom com detalhes e que precisa de alguém assim.
Também é essencial explicar com cautela a nova demanda, informando o que precisa ser feito e como precisa ser feito. Esse alinhamento é a base para que o projeto seja executado com qualidade e eficiência.
4. Estabeleça prazos e objetivos para o time
Para alcançar bons resultados, ter metas e prazos bem definidos é fundamental. Afinal, isso guia as ações dos colaboradores, os incentiva a perseguir resultados e favorece o sucesso do negócio.
Para os prazos, o ideal é acompanhar o fluxo de demandas e as prioridades da equipe, definindo datas de maneira coerente com a rotina dos colaboradores.
Já paro os objetivos e metas, é possível utilizar diferentes ferramentas, como a metodologia OKR.
Além disso, um bom objetivo deve seguir o padrão SMART e conter cinco competências principais, de acordo com a complexidade de cada tarefa. Em geral, esse objetivo deverá ser:
- específico (specific);
- mensurável (measurable);
- atingível (attainable);
- relevante (realistic);
- temporal (time-bound).
Imagine, por exemplo, que a tarefa é entrar em contato com uma lista de clientes da empresa que demandam por informações específicas.
Nesse cenário, é essencial estabelecer uma data para que todos os contatos sejam feitos e quais resultados devem ser atingidos (como a satisfação dos clientes finais).
5. Acompanhe e dê suporte à tarefa executada
O fato de delegar tarefas não significa que o gestor não é responsável pelos resultados finais – muito pelo contrário, ele segue sendo um dos pilares da equipe.
Por esse motivo, é importante estar sempre presente e acompanhar as entregas.
Esteja disponível para solucionar dúvidas, orientar processos e auxiliar no operacional se necessário. Nessa etapa, o gestor deve atuar como um facilitador, abrindo caminhos e contribuindo para que seu liderado tenha o melhor desempenho possível.
6. Mensure os resultados alcançados
Durante e após cada tarefa delegada, é importante mensurar os resultados alcançados e gerar um feedback de melhoria para o profissional.
Essa mensuração pode ser feita com a ajuda da definição de métricas e a análise de indicadores de desempenho.
Imagine, por exemplo, a mesma tarefa de ligar para o cliente para resolver dúvidas específicas. É possível mensurar a quantidade de clientes que foram atendidos, o tempo gasto em cada atendimento e, ainda, o nível de satisfação do cliente após o atendimento.
7. Reconheça e recompense pelos resultados apresentados
Reconhecer os profissionais pelo bom resultado que eles apresentam contribui para a satisfação, motivação e engajamento no trabalho.
Para isso, elogios e bonificações podem ser boas estratégias de valorização profissional.
Se a tarefa não foi executada como deveria, é o momento de gerar feedbacks construtivos, mostrando os impactos para a empresa e o que precisa ser desenvolvido.
Também é possível optar por treinamentos ou, ainda, pelo remanejamento do profissional para outra área.
Ao delegar tarefas, o colaborador tem a chance de crescer e mostrar que pode atuar com criatividade. O líder, por sua vez, pode abrir mão de demandas operacionais e focar no que realmente importa: conduzir o seu time à ação.
Agora que você já sabe o que é preciso para delegar tarefas com efetividade, que tal entender o que é preciso para construir um RH ágil? Leia nosso artigo no blog e descubra!
