Ciclo PDCA: conheça a metodologia e como aplicar no RH!
Realizar uma gestão de pessoas e processos eficiente demanda visão sistêmica, pensamento estratégico e o entendimento de todo o panorama da instituição. E, para apoiar lideranças, consultores e RH nessa jornada, foram criadas diferentes soluções — dentre elas, o método PDCA.
Essa metodologia funciona como um passo a passo para o acompanhamento constante de projetos e equipes. Seu objetivo é identificar falhas e encontrar soluções, gerando ganho em eficiência e otimizando resultados. Ou seja, promovendo uma gestão de controle de qualidade.
Neste artigo, você entenderá melhor o que é e como funciona o ciclo PDCA e quais são os seus benefícios quando aplicado ao setor de Recursos Humanos. Vamos lá?
O que é a metodologia PDCA?
O PDCA é um ciclo que guia a gestão ágil de projetos, conduzindo uma melhoria contínua dos processos. Para isso, ele incentiva o acompanhamento das entregas ou do funcionamento de uma empresa. Assim, é possível identificar falhas e pontos de aprimoramento antes que o problema impacte o negócio em maior escala.
Idealizado por Walter A. Shewhart e aprimorado por William Deming, o método tem sido aperfeiçoado ao longo dos anos e já faz parte da rotina de várias companhias de sucesso. Porém, um fato curioso é que o PDCA se tornou ainda mais conhecido por ter sido usado no processo de recuperação do Japão após a Segunda Grande Guerra. Interessante, né?
Para saber mais, continue a leitura e entenda como a metodologia funciona na prática e quais são as vantagens de aplicá-la no RH!
Como funciona o ciclo PDCA e quais são as suas fases?
PDCA é a sigla para os termos em inglês ‘plan’, do’, ‘check’ e ‘act’, que em português significam ‘planejar’, ‘fazer’, ‘checar’ e ‘agir’, respectivamente. Essas quatro palavras são a essência de um dos métodos mais eficazes de gestão de projetos e melhoria contínua em modelos, instituições e equipes.
Representado de maneira circular e em uma relação de interdependência entre suas etapas, o ciclo PDCA deve ser renovado constantemente. Veja como ele funciona!
Plan (planejar)
A primeira etapa do PDCA é identificar pontos de atenção no projeto e a raiz dos principais problemas encontrados. Com isso, a equipe terá insumos para mapear possíveis melhorias a serem realizadas, escolher quais soluções aplicar e definir suas metas estratégicas.
A partir disso, deve-se elaborar um plano de ação consistente e que contemple todas as informações obtidas. Lembre-se de evidenciar também quais métricas e indicadores de desempenho devem ser observados.
É no planejamento, ainda, em que são definidas quais ferramentas serão usadas para atingir os resultados esperados. Então, não se esqueça de considerá-las no processo, nem os investimentos necessários para adquiri-las.
Do (fazer)
Agora que o plano de ação já foi estruturado, é hora de colocar a mão na massa! A segunda fase do ciclo consiste em envolver as pessoas necessárias para tornar realidade o que foi proposto durante o exercício de planejamento.
Para o sucesso dessa etapa de execução, é fundamental que toda a equipe tenha consciência de suas responsabilidades e do seu papel no todo. Ademais, ter um cronograma flexível, mas bem definido, e estabelecer objetivos individuais e coletivos pode ser um diferencial.
Check (verificar)
Após executar as melhorias sugeridas e adequar os processos conforme as boas práticas de gestão, é essencial analisar o todo. Para tal, observe o que consta no plano de ação, o que realmente foi feito e quais os resultados obtidos.
Aqui, é importante verificar os indicadores da área, checar os investimentos realizados, identificar falhas e documentar tudo o que foi possível aprender a partir dessa análise.
Act (agir)
Para fechar o ciclo PDCA, é necessário avaliar se os resultados alcançados foram satisfatórios e, a partir disso, encerrá-lo momentaneamente ou reiniciá-lo. Inclusive, é bem comum que para cada projeto ele seja percorrido mais de uma vez.
Nessa fase, os erros identificados no ‘check’ devem ser corrigidos e o plano de ação deve ser revisado. Isso irá contribuir para a garantia de maior qualidade nos processos, de padronização nas etapas de execução e de otimização das ações da gestão.
Como aplicar o método PDCA no RH?
Para que o PDCA seja aplicado com eficiência no RH (ou em qualquer outra área da organização), é preciso começar pelo treinamento de todos os seus funcionários. Isto é, apresentar o ciclo e explicar o que são metodologias ágeis e como ter um método claro para a execução de demandas pode ser benéfico para a gestão de pessoas e processos.
Além das capacitações para os colaboradores, pode ser interessante introduzir alguns conceitos mais básicos no dia a dia de trabalho. Dessa forma, as equipes irão se habituar ao método e naturalizar atitudes condizentes com aquelas que o constituem.
Quando essas boas práticas já forem uma realidade no setor e o seu pessoal já estiver qualificado para aplicar o PDCA no RH, é o momento de realizar a virada de chave. Nessa etapa, avalie as principais responsabilidades do departamento, as metas corporativas, como se dá o gerenciamento de tarefas e como está a produtividade do núcleo.
Por fim, lembre-se que, aqui, tratamos de algo cíclico. Ou seja, um modelo que deve ser visitado periodicamente para avaliação contínua dos projetos desenvolvidos.
Quais os benefícios dessa metodologia para a gestão de pessoas e processos?
Como vimos, ter métodos bem definidos e processos padronizados pode favorecer uma gestão de qualidade, que otimiza recursos e impulsiona resultados. Tudo isso apresenta vários benefícios para os negócios, como:
- redução de tempo e custos em cada tarefa;
- melhora no engajamento dos colaboradores;
- fortalecimento da cultura organizacional;
- aumento na produtividade dos times;
- melhora na qualidade das entregas e no percentual de assertividade;
- diminuição de falhas e imprevistos na rotina;
- criação de equipes de sucesso.
Chegamos ao final deste texto e, agora, você já sabe como aplicar o ciclo PDCA no RH da sua empresa e quais são os seus benefícios! Então, que tal entender também como essa metodologia pode ser uma aliada na busca pelos objetivos do seu negócio?
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