Fluxograma de Admissão: o que é e 7 passos para criar um!
O fluxograma de admissão de funcionários é uma importante ferramenta para gestão dos processos seletivos de uma empresa. Isso porque, ele representa visualmente como se dá a organização do recrutamento e seleção e da efetivação de um novo colaborador, otimizando a atuação do RH.
Além disso, esse recurso pode ser um grande diferencial para o gerenciamento das contratações em um negócio. Afinal, ele favorece o planejamento e execução de demandas burocráticas, a análise de competências dos candidatos e a valorização do capital humano.
Neste artigo, você entenderá melhor o que é e como funciona um fluxograma admissional, além de conferir 7 passos para criar um! Continue a leitura e saiba mais!
O que é um fluxograma de admissão?
O fluxograma de admissão é a representação gráfica do funcionamento de um processo admissional. Ou seja, considera todas as fases do R&S, desde a atração de talentos até a sua contratação, focando nas etapas posteriores à seleção.
Esse fluxograma pode ser desenhado à mão ou construído digitalmente, mas é importante que ele seja verdadeiramente útil para guiar, passo a passo, a atuação do setor de Recursos Humanos. Para tal, utiliza linhas, cores e ícones com significados próprios, que vão indicar o status de cada etapa e os próximos passos.
Tudo isso contribui para a padronização dos projetos executados, evitando falhas e orientando a contratação e o onboarding dos funcionários. A seguir, veja um exemplo que pode auxiliar na sua compreensão sobre a ferramenta.
Qual a diferença entre o fluxograma de admissão e o de demissão?
Enquanto o fluxograma de admissão contempla tudo o que é necessário para a entrada de um novo funcionário em uma empresa, o fluxograma de demissão cuida do oposto —zelando pelos processos envolvidos na saída de um profissional da organização.
Para isso, em sua estrutura devem haver duas opções de caminhos, a depender se o RH conduzirá um desligamento voluntário ou não. Dessa forma, considera aspectos burocráticos relacionados ao setor de DP, o offboarding e a entrevista de desligamento.
Como funciona o fluxograma de admissão de funcionários?
O fluxograma de admissão funciona como um guia para a atuação do Departamento Pessoal e da área de Gente e Gestão ao chegar um novo colaborador na companhia. Por isso, ele deve ser colocado em prática logo após o fim do recrutamento e seleção, quando já existe um talento qualificado para ocupar a vaga em aberto.
Em cada organização essa representação gráfica pode ter uma estrutura diferente, que atenda às suas necessidades específicas. Em geral, as seguintes etapas fazem parte da construção desse recurso:
- Contato com o profissional aprovado para coleta de dados.
- Encaminhamento para o exame admissional.
- Avaliação do exame e contato para comunicar se a pessoa está apta ao trabalho ou não. Se sim, haverá continuidade no processo de admissão.
- Solicitação da cópia de documentos pessoais conforme necessário.
- Convocação para assinatura do contrato e demais acordos (relacionados à LGPD e aos benefícios, por exemplo).
- Repasse de instruções sobre carga horária, registro de ponto, férias etc.
- Cadastro no sistema interno de folha de pagamento.
- Apresentação do espaço físico da empresa.
- Onboarding.
Quais são os principais tipos de fluxograma de RH?
Existem vários tipos de fluxogramas organizacionais, que podem ser utilizados para coordenar diferentes tarefas em uma empresa. No setor de RH, 5 principais se destacam:
- fluxograma de recrutamento e seleção;
- fluxograma admissional;
- fluxograma para solicitação de recursos, como viagens ou treinamentos;
- fluxograma para reembolso de despesas;
- fluxograma demissional.
Quais os benefícios de investir nessa ferramenta?
Como vimos, um fluxograma de admissão de funcionários pode ser a chave para otimizar a entrada de novos profissionais em uma empresa. Por conectar o processo seletivo ao onboarding, ele permite uma melhor gestão dos talentos, favorecendo sua experiência na companhia e a agilidade dos trâmites de efetivação.
Dessa forma, impacta em diferentes áreas do negócio, apresentando benefícios como:
- mais agilidade e precisão nas demandas de DP;
- maior facilidade no acompanhamento das etapas de contratação;
- melhora do employer branding;
- redução de falhas no processo admissional;
- apoio ao planejamento estratégico do setor.
Como criar um fluxograma de admissão para empresas? Confira o passo a passo!
1. Entenda como usar esse recurso
Ao longo deste blog post, explicamos como o fluxograma de admissão funciona e quando usá-lo. Essas informações serão essenciais para implementá-lo na sua empresa — mas é preciso ir além!
Entender como utilizar esse recurso, portanto, depende também de ter processos seletivos bem estruturados e um onboarding eficiente. Então, busque analisar a companhia e compreender a partir de qual etapa o fluxograma deverá ser construído.
Ademais, saber se a empresa conta com tecnologia no RH ou com operações tradicionais será importante para as próximas definições.
2. Escolha qual ferramenta utilizar
O segundo passo é escolher qual será a ferramenta utilizada para a construção dos fluxogramas do setor. Assim, todo o planejamento já acontecerá com base no software que fará parte do dia a dia dos colaboradores.
Para essa escolha, leve em consideração as soluções que já estão inseridas na rotina da organização, o orçamento disponível e a capacidade de armazenamento de dados.
3. Liste quais etapas devem fazer parte do fluxograma
Agora, chegou o momento de organizar suas ideias! Para isso, avalie a atual estrutura do DP e como funcionam os processos seletivos, em busca de identificar quais são as demandas envolvidas na contratação de funcionários.
Em seguida, liste todas as etapas a serem contempladas no fluxograma, as organizando em ordem, para que haja conectividade entre os tópicos mapeados.
4. Estabeleça o padrão de ícones e cores a ser usado
É preciso definir uma linguagem única a ser usada por todos os profissionais que terão acesso a essa representação gráfica.
Para isso, é importante haver uma convenção entre os colaboradores, além de uma padronização dentro do software usado. Uma boa ideia é ter também uma “legenda” de fácil acesso, que explique o significado de cada cor e ícone.
5. Estruture o desenho no software escolhido
Agora que todo o planejamento foi realizado, faça o desenho do gráfico na solução escolhida, testando de que forma a representação ficará melhor. Lembre-se de observar fatores como nitidez, tamanho, diferenciação de áreas e símbolos, contraste e facilidade na visualização e no entendimento das informações.
6. Treine todo o RH para entendê-lo
Outro ponto fundamental para a implementação de uma nova estrutura de processos é treinar toda a equipe de RH para executá-los. Para tal, é importante promover workshops direcionados tanto para o manuseio das soluções tecnológicas quanto para a visualização e controle do fluxograma de admissão.
7. Acompanhe os processos e ajuste o que for necessário
Por fim, acompanhe cada etapa da jornada de contratação, a fim de verificar sua eficiência. Assim, será mais fácil identificar possíveis falhas no gráfico e realizar os ajustes necessários.
Chegamos ao final deste artigo e, agora, você já sabe como funciona, qual a importância e como criar um fluxograma de admissão nas empresas! Que tal aproveitar sua visita ao blog e conferir mais alguns conteúdos estratégicos? Nosso blog post sobre organograma empresarial pode ser uma opção interessante. Espero que goste!
