Produtividade no Trabalho: como melhorar o desempenho da sua equipe?
Saber como potencializar sua produtividade no trabalho é uma das principais características das equipes de sucesso. Isso porque, para atingir os melhores resultados, é essencial ter um time alinhado com as prioridades de negócio e que consiga otimizar suas entregas.
Além disso, investir em estratégias para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho significa também melhorar a eficiência dos processos e dos colaboradores. Tudo isso contribui para ganhos em lucratividade e aproveitamento de recursos.
Porém, esse é um fator que varia em cada empresa, assim como as ferramentas adequadas para trabalhar a performance. Por isso, neste artigo, vamos explicar o que é produtividade no trabalho, além de apresentar 10 dicas práticas para melhorar esse indicador! Vamos lá?
O que é produtividade no trabalho?
Ter produtividade no trabalho significa, basicamente, realizar mais entregas e gerar bons resultados em um menor período de tempo e, para esse fim, dedicar menos esforço. Ou seja, remete à capacidade de fazer um bom aproveitamento dos recursos, percebendo ganhos em tempo, eficiência e qualidade.
Para isso, alguns aspectos podem ser fundamentais, como:
- o devido preparo e capacitação das equipes;
- a construção de um ambiente saudável;
- o equilíbrio de demandas entre os profissionais;
- a capacidade de trabalhar em equipe;
- o alcance do estado de flow em determinadas demandas.
Além disso, diferentemente do que muitas pessoas pensam, a produtividade não está associada à sobrecarga de trabalho ou à realização de horas extras. Mas sim, como vimos, ao equilíbrio, planejamento e satisfação.
Continue a leitura e saiba como medir a produtividade de equipes, quais as vantagens de trabalhar a performance e como potencializar resultados!
Como medir a produtividade da minha equipe?
Defina indicadores de desempenho
O primeiro passo para medir a produtividade no trabalho é definir quais indicadores de desempenho serão observados no dia a dia. Dessa forma, será possível avaliar continuamente a melhora ou piora de determinados aspectos que se relacionam com a eficiência e agilidade dos processos.
Dentre os indicadores-chave, ou KPIs, mais utilizados para mensurar a produtividade, estão a satisfação dos clientes, o absenteísmo, a lucratividade e a produção por hora, por exemplo. Mas lembre-se: essa definição de métricas irá variar de acordo com o porte e o segmento do seu negócio.
Escolha um grupo para avaliar
É ideal que antes de implementar um projeto em larga escala, ele seja testado em um grupo menor. Então, caso seja a primeira vez que sua empresa busca medir a produtividade dos colaboradores, comece avaliando o trabalho de um setor durante alguns dias ou semanas. Depois, aperfeiçoe o processo e replique para toda a empresa.
Acompanhe resultados e performance
Agora que você já definiu quem serão os profissionais avaliados e quais indicadores devem ser observados, é o momento de acompanhar a performance e mensurar resultados. Para isso, analise o volume e a qualidade das entregas, o cumprimento de metas e o desempenho dos colaboradores.
Assim, você terá um panorama sobre a produtividade no trabalho, quais tarefas podem ser aprimoradas e o que vem trazendo bons resultados. Além disso, medir a produtividade de equipes é uma ação contínua e, por isso, seu acompanhamento também deve ser.
Observe o volume e a qualidade das entregas
Como vimos, ser ou não produtivo está diretamente associado à quantidade e qualidade das entregas, otimizando recursos. Por isso, é fundamental acompanhar como está a produção, garantindo que não aconteçam prejuízos em nenhum desses fatores.
Afinal, de nada adianta produzir muitos materiais de baixa qualidade, nem poucos produtos excelentes, certo? Nesse sentido, o equilíbrio é essencial.
Conte com a tecnologia no RH
O uso da tecnologia no RH vem para tornar diversos processos corporativos mais ágeis, práticos e assertivos. Quando falamos em produtividade no trabalho, as soluções tecnológicas surgem para automatizar tarefas, oferecer informações, cruzar dados e atualizar indicadores.
Qual a diferença entre produtividade e produção?
Embora os termos se relacionem de alguma forma e sejam parecidos, causando confusão no entendimento de algumas pessoas, eles têm significados bastante diferentes.
Segundo o dicionário Oxford, a produtividade está associada à capacidade de produzir. E, no mundo do trabalho, também à sua eficiência. Já a produção é aquilo que é feito, o volume do que se produz.
Ou seja, a produtividade visa o aumento da produção atrelado à redução de custos e ao melhor aproveitamento dos recursos.
O que pode causar baixa produtividade no trabalho?
Baixa sensação de felicidade e bem-estar
Um dos principais fatores para a baixa produtividade no trabalho é a baixa sensação de felicidade e bem estar.
A felicidade no trabalho pode ser impactada pelas relações corporativas, a cultura e o clima organizacional e a sobrecarga de tarefas, por exemplo. E, como consequência, influencia na produtividade, na saúde mental e nos indicadores de performance.
Além das questões intrínsecas ao ambiente de trabalho, existem também outros fatores que podem comprometer a sensação de bem-estar. Dentre eles, o pouco equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e a falta de perspectiva de crescimento na carreira.
Falta de motivação e engajamento
Colaboradores pouco satisfeitos e que não experimentam uma vivência de trabalho positiva, tendem a vivenciar a falta de motivação para suas demandas. Com isso, não somente tem perda em criatividade, felicidade e inovação, mas, também, em seu engajamento.
A falta de motivação e comprometimento com a equipe e as funções representam grande prejuízo para a produtividade. Afinal, essas pessoas terão um ritmo mais lento e, possivelmente, entregas menos caprichadas.
Muita pressão por resultados
A pressão por resultados muitas vezes ocasiona o efeito inverso do esperado: em vez de motivar os profissionais, os afasta. Isso acontece porque uma gestão por resultados feita sem zelar pelo bem-estar das pessoas, pode se tornar apenas uma cobrança excessiva e pouco compatível com o momento do negócio.
Isso gera um estresse desnecessário no time, disfunções na equipe e compromete as relações entre pares e, principalmente, com a liderança.
É preciso ter em mente que profissionais realmente produtivos são aqueles guiados por uma gestão pautada no desenvolvimento e no aprimoramento gradual do desempenho e da performance. Afinal, todos estão em constante aprendizado uns com os outros e o mercado apresenta novidades todos os dias.
Pouca organização e planejamento nos processos
Outro fator decisivo para a baixa produtividade no trabalho é a falta de organização nos processos e planejamento de demandas. Isso porque quando as atribuições são bem definidas, os processos são estruturados e existe um cronograma para as entregas, é muito mais fácil se organizar para estabelecer prioridades e entregar os melhores resultados.
Então, em empresas e equipes em que não há uma definição clara de responsáveis por cada atividade, nem nas maneiras de conduzir projetos ou prazos definidos, os profissionais encontram dificuldades no aproveitamento do tempo.
Quais as vantagens de ter equipes produtivas?
Redução de custos
A primeira vantagem em investir na produtividade no trabalho é a redução de custos. Afinal, ela está associada à otimização do tempo e dos investimentos para realizar entregas ainda melhores.
A lógica é simples: um investimento X trazia um resultado Y. Agora, esse mesmo valor traz um resultado 2Y. Então, além do ganho em lucros, a empresa deixa de precisar investir 2X para conquistar 2Y, poupando recursos. Fez sentido?
Além disso, profissionais mais produtivos tendem a realizar entregas mais sustentáveis, evitando desperdícios, falhas e retrabalho.
Aumento nos lucros
Como acabamos de mencionar, equipes mais produtivas geram melhores resultados (e, portanto, mais lucros) com menos recursos. Isso pode acontecer sob três perspectivas muito semelhantes:
- o investimento X gerava o lucro Y e passou a gerar 2Y;
- o investimento 2X gerava o lucro Y. Com otimizações, Y passou a ser conquistado apenas com X sendo investidos;
- o investimento 2X gerava o lucro Y. Com otimizações e mudanças estratégicas, X passou a gerar 2Y.
Maior satisfação de clientes internos e externos
Com o aumento da produtividade no trabalho, os clientes externos irão receber produtos e serviços com maior agilidade, eficiência e qualidade. Isso irá contribuir para o aumento da sua satisfação e para a fidelização à empresa.
Já os clientes internos, ou seja, os colaboradores, terão uma rotina mais agradável, maior felicidade com a conquista dos resultados e motivação para ir além.
Investimento em inovação
Profissionais produtivos tendem a ter mais janelas na jornada de trabalho para se dedicar ao negócio e a questões estratégicas. Além disso, experimentam o estado de flow com maior frequência, o que é positivo para a criatividade.
Esse cenário contribui para que novas ideias surjam, seja para adaptar e otimizar dinâmicas internas, seja para novas soluções em produtos e serviços.
Mais resultados em menos tempo
Essa é a essência da produtividade no trabalho! Entregar mais e melhores resultados, em um menor período de tempo e utilizando menos recursos. Então, aposte em estratégias para impulsionar a performance da sua equipe e revolucione os resultados do seu negócio!
Quer potencializar a produtividade no ambiente de trabalho? Confira 10 dicas!
1. Aposte na inovação e tecnologia para gestão de pessoas e processos
Apostar em inovação e tecnologia é essencial para o sucesso de qualquer negócio –principalmente nos dias de hoje.
A gestão de pessoas e o gerenciamento de processos são duas demandas que envolvem um grande fluxo de tarefas, impactando diretamente na produtividade e no desenvolvimento dos colaboradores de uma empresa.
Então, investir em soluções que permitam mapear o perfil de profissionais, armazenar e cruzar dados, automatizar processos e registrar desempenho pode ser um diferencial. Isso irá transformar a forma como o time de Gente e Gestão age em relação às pessoas e sua carreira, bem como cada setor cuida de seus projetos.
2. Automatize tarefas manuais
A tecnologia vem também como uma grande aliada na automatização de processos operacionais. Dessa forma, os colaboradores da sua organização terão mais tempo e recursos para destinar a decisões e atividades estratégicas, tendo ganhos em produtividade no ambiente de trabalho.
Pensando no universo da atração e seleção, por exemplo, é muito mais prático apostar em uma solução de recrutamento inteligente, que realize a gestão de candidatos e vagas, do que avaliar cada currículo manualmente, certo? E, com isso, os profissionais de RH poderão investir seu tempo, energia e expertise em fases mais complexas da seleção.
3. Invista em ferramentas para gestão de tempo
Outro aspecto fundamental para potencializar a produtividade no trabalho é a gestão de tempo – inclusive, essa é uma importante soft skill para o sucesso corporativo.
Por esse motivo, investir em plataformas para controle de demandas e gestão do tempo pode ser fundamental. Nesse caso, podem ser tanto para a empresa ou uma área como um todo, quanto para o uso individual dos colaboradores.
Além disso, é importante considerar que cada pessoa se organiza melhor de uma forma, podendo utilizar meios e recursos próprios. E, por isso, oferecer capacitações sobre o assunto para as equipes, apresentando metodologias e ferramentas, pode ser uma boa tática.
4. Promova reuniões pontuais de alinhamento entre a equipe
Realizar reuniões periódicas e objetivas com o seu setor é uma ótima maneira de incentivar a autonomia, colaboração e produtividade. Isso porque, com esses alinhamentos, tanto pares quanto liderança estarão cientes de todas as atividades e seus prazos, podendo se ajudar mutuamente.
Existem algumas metodologias ágeis que defendem reuniões diárias rápidas ou encontros semanais, por exemplo. Uma das mais conhecidas é o SCRUM e vale a pena conhecer!
5. Saiba delegar tarefas
Saber delegar tarefas com efetividade pode ser decisivo para a construção de equipes produtivas. E, embora muito associada à figura da liderança, essa habilidade deve estar presente também em seus liderados, favorecendo uma atitude colaborativa, de autonomia e de autogestão.
Por isso, conseguir priorizar tarefas, confiar nos pares, trabalhar de maneira conjunta e distribuir funções irá otimizar (e muito!) os fluxos de demanda do setor.
6. Incentive seus colaboradores a estabelecer prioridades
Para alcançar a produtividade no trabalho, é fundamental saber estabelecer prioridades. Dessa forma, aquilo que é mais urgente, que trava processos ou que demanda pouco tempo e dedicação, será realizado primeiro.
Assim, as atividades vão fluir mais organicamente, favorecendo uma produção que respeita prazos e busca realizar entregas de qualidade.
7. Invista no desenvolvimento profissional
Em diversos momentos desse artigo foram citadas habilidades técnicas e comportamentais importantes para a produtividade no trabalho, certo? É por isso que investir em programas de desenvolvimento realmente eficientes e que contemplem todos da empresa é essencial.
Com isso, os profissionais estarão capacitados não somente para serem produtivos, mas para o que antecede essa conquista: a capacidade de realizar seu trabalho sem grandes desafios ou empecilhos.
8. Incentive um ambiente de trabalho saudável, criativo e harmônico
Para ter um ambiente de trabalho produtivo é necessário que esse espaço seja também seguro para a troca de ideias e feedbacks, e que favoreça a criatividade. Por essa razão, investir em uma boa gestão do clima organizacional e em boas práticas para o convívio pode ser um diferencial para a produtividade.
Nesse sentido, duas frentes percebem benefícios: a felicidade das equipes e o trabalho com propósito. Afinal, para que o ambiente seja harmônico, é preciso também que os profissionais e a empresa compartilhem de missão e valores semelhantes.
9. Encontre um equilíbrio entre trabalho e momentos de descontração
Muitas vezes a gestão encontra dificuldades para equilibrar os momentos de foco e total imersão nas tarefas com os momentos de descontração. Isso porque, embora a prioridade deva ser as entregas, o excesso de responsabilidade e de foco pode comprometer a produção.
Afinal, um tempo de exposição ao estresse muito longo pode ocasionar em falta de concentração e bloqueios criativos e em eficiência.
Por outro lado, se os momentos de descontração forem maioria, a equipe poderá acabar se prejudicando nas entregas, pois a falta de foco também compromete a produtividade no ambiente de trabalho.
Então, o ideal é ter um equilíbrio que faça sentido para o time. Uma boa prática pode ser definir dias ou horários específicos para descontrair, como em um happy hour ou lanche.
10. Crie alternativas para otimizar o trabalho no home office
Por fim, é interessante observar que o home office traz novos desafios para a produtividade no trabalho. Apesar de muitas pessoas produzirem mais e melhor nesse modelo, há também quem se sinta mais disperso, gerando menos resultados.
Em função disso, se a sua equipe ou empresa aderiu ao trabalho remoto ou em modelo híbrido, é importante encontrar alternativas que ajudem na manutenção do foco e do diálogo entre pares. Alguns exemplos são o aumento ou a redução no número de reuniões e a construção de cronogramas.
Para tal, é necessário que aconteçam conversas envolvendo todos os membros do time, de forma a ouvir as dificuldades e facilidades de cada um, buscando uma solução. Além disso, ter o apoio de uma consultoria de RH pode ser uma boa estratégia para adequar e otimizar processos, seja em casa ou no escritório.
Agora que você já sabe tudo o que precisa sobre produtividade no trabalho, que tal descobrir como identificar satisfação, motivação e engajamento nos seus colaboradores? Boa leitura!
